Con gli Open Transformation Workshop è possibile coinvolgere tutto il team nella progettazione di un percorso di trasformazione culturale in modo collaborativo e partecipato. Si tratta di un format di Design Thinking messo a punto da Smartive disponibile sia in presenza (grazie ad un apposito kit) che in modalità remota live.
LA SESSIONE DI CO-DESIGN
La Open Transformation è la metodologia sviluppata da Smartive per progettare e accompagnare i processi di trasformazione culturale dell’organizzazione verso il digitale. Tra le caratteristiche della Open Transformation c’è l’agilità, uno dei principi chiave che guida ogni attività in ambito digitale e su cui si basa anche il nostro approccio al change management: cicli reiterativi di progetto con obiettivi e focus specifici, mirati su cluster predeterminati di persone, misurabili e facilmente replicabili per coinvolgere porzioni sempre più ampie di popolazione aziendale.
Questo approccio consente di pianificare e gestire processi di trasformazione in maniera più facile e distribuita all’interno dell’organizzazione. Cambiare cultura, mindset e competenze delle persone è infatti di per sé un’operazione molto complessa, che diventa ancora più complessa quando si tratta di grandi organizzazioni con processi strutturati e vincoli molto forti. Un approccio agile scompone queste complessità ed implementa il cambiamento con focus più specifici, ma facilmente scalabili all’interno dell’organizzazione.
Un’altra caratteristica dell’approccio agile è legata alla partecipazione e all’ascolto fin dalla fase di progettazione del cambiamento, coinvolgendo da subito tutto il team di risorse che saranno poi coinvolte successivamente durante tutto il processo di trasformazione e partendo dalle problematiche sul campo.
Per raggiungere proprio questo obiettivo, Smartive ha creato l’Open Transformation Workshop: una sessione di co-progettazione della durata di mezza giornata e basato sulla metodologia della Open Transformation. Dopo un primo inquadramento e spiegazione della metodologia i partecipanti vengono riuniti in gruppi di lavoro e sono chiamati, con l’ausilio di un kit e di design thinking, a disegnare in modo collaborativo un percorso di trasformazione che includa obiettivi, risorse da coinvolgere, argomenti chiave, eventi formativi ed altri elementi costitutivi della Open Transformation in un arco temporale che solitamente non deve superare 6-12 mesi.
Nella fase conclusiva di condivisione, le varie opzioni sviluppate dai gruppi di lavoro vengono messe a confronto e discusse, ponendo così le premesse per una pianificazione delle azioni di change condivisa e basata su problematiche ritenute urgenti e rilevanti. Il tutto in modo coinvolgente e partecipato, secondo una logica di co-design. Smartive svolge il ruolo di facilitare ed abilitare l’emersione delle problematiche e delle possibili soluzioni, giudicate da tutti rilevanti per lo sviluppo organizzativo, facendo agire in modo proattivo tutto il team di progetto.
Il workshop può essere effettuato sia in presenza con il kit oppure anche da remoto su piattaforma di remote collaboration.
quando organizzarlo e chi coinvolgere
L’Open Transformation Workshop è ideale nelle fasi iniziali di progettazione di un journey di trasformazione, in particolare:
Il momento di sharing nell’Open Transformation workshop con il global HR team di Campari
Per condividere le priorità e le azioni chiave con il comitato digitale. Molte organizzazioni stanno creando comitati interfunzionali dedicati alla trasformazione digitale nei quali sono presenti rappresentanti delle funzioni aziendale coinvolte: risorse umane, IT, business, digital team, sono funzioni coinvolte più spesso. Può essere un’ottima idea pianificare una strategia di cambiamento culturale e di mindset change coinvolgendo tutto il comitato digitale con un Open Transformation workshop per allinearsi e definire le priorità in modo codiviso
Preparare una people strategy tra tutti componenti di un team HR. Le HR sono in prima linea nella gestione del cambiamento culturale ed organizzativo verso il digitale e specie nelle organizzazioni più grandi ed articolare, una sessione di co-design tra tutti i gli HR business partner può aiutare a focalizzare obiettivi e priorità verso una strategia comune
Coinvolgere il leadership team nella progettazione e nell’onboarding del piano di trasformazione. Il leadership team ha un ruolo chiave nella trasformazione e solo un adeguato commitment e supporto attivo alle iniziative possono garantire la riuscita del piano. Un workshop di co-design del piano può avere il grande vantaggio di coinvolgere da subito il management, facilitandone l’adozione in tutti i passaggi di concisione interna nell’organizzazione.
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