Siamo tutti parte di uno degli esperimenti più ampi della storia dell’“homo digitaliens”: dal 24 febbraio o dal 9 marzo, poco importa, siamo tutti alle prese con il remote working. Tutti i giorni facciamo colazione, salutiamo la famiglia e ci spostiamo in salotto o in balcone per la prima call in agenda. Abbiamo preso confidenza con le piattaforme di conferenza ma anche con quelle di collaborazione e task management. 

Le riunioni si rincorrono, scorrono parallele a quelle dei nostri partner e rischiamo di essere interrogati in chimica e filosofia passando per errore davanti alle webcam dei nostri figli. Cani, gatti e bebè hanno sviluppato le loro skill di photo-bombing durante le riunioni più impegnative regalando a tutti i partecipanti della sana leggerezza umana. Per non parlare dei corrieri che suonano il citofono facendo partire la contrattazione con il proprio partner via whatsapp: “Vai tu?” – “Hai risposto? Ricorda la mascherina” – “Lasciano in ascensore, richiamalo!”. 

Lo hanno già detto, lo ripetiamo: questo non è smart working.

L’emergenza attuale – come tutte le crisi – ha un aspetto positivo: ha avvicinato tutti al digitale, alla tecnologia, a fare di necessità virtù portandoci a scoprire la comodità di certi servizi su cui eravamo scettici e diffidenti, il valore di certe risorse e dell’approccio collaborativo. La cultura dello smart working porta le Organizzazioni ad essere più efficaci ed agili. Una sana policy di smart working potrà supportarci anche nelle necessarie misure di contenimento utili a farci ripartire con consapevolezza ed energia mettendo persone e produttività al sicuro.
È ora di pensare alla fase 2 dello smart working, quello vero.

Come sostenere la ripartenza nella fase 2? 

1. Condividere un vademecum personalizzato sull’organizzazione, sulla cultura e i valori che la contraddistinguono: ne sono circolate molte nei primi giorni di quarantena. Noi ci siamo dati 10 regole: la prima è “Prepararsi a ripartire e supportare le Organizzazioni clienti” ma abbiamo anche incluso un punto in cui ricordiamo l’importanza delle riunioni di allineamento che deve avere una frequenza maggiore. 

2. Aprite un “Ideas Market”: uno spazio dove le persone possono pubblicare idee, riflessioni sull’approccio lavorativo, sulle opportunità da sviluppare. Abilitiamo le persone ad un pensiero creativo e innovativo, abilitiamo l’approccio bottom up approfittando dei momenti di riflessioni a cui siamo tutti più inclini osservando il mondo dalla finestra e dal display dei nostri dispositivi. Secondo una ricerca promossa da “MIT Sloan” i mercati delle idee non sono un modo ottimale per prendere effettivamente delle decisioni, ma sono un ottimo mezzo per scoprire cosa sta succedendo nella tua organizzazione, sentire preoccupazioni e (se fatto bene) scoprire se le persone sentono che le loro idee vengono ascoltate e utilizzate. 

3. Promuovete delle “Peer chat time” tra membri di team differenti ma collegati tra loro: lo scambio tra peer favorisce lo scambio di prospettive e incoraggia un approccio improntato alla diversity e all’inclusion ma anche la rottura dei silos. Questi scambi veloci ed informali hanno oggi un beneficio in più: aiutano a mantenere un’equilibrio mentale e facilitano le persone a chiedere aiuto qualora fosse necessario. 

E dopo? progettare adesso per il futuro. 

È necessario riflettere sull’organizzazione e sulla cultura aziendale: cosa dobbiamo aggiungere o modificare alle nostre policy di smart working per adeguarle a quella che sarà la nuova normalità? Pensando alle persone e alle loro skill e competenze: abbiamo manager pronti a gestire un processo collaborativo virtuale? Come gestiscono il tempo le nostre persone, come possiamo supportarle nel trovare un necessario equilibrio tra vita personale e vita professionale in un tempo che si fa sempre più liquido. Sapersi disconnettere, gestire i setting delle notifiche per ricavarsi del tempo di qualità da dedicare ad attività di qualità. 

Smart working masterclass

Potremmo per esempio intraprendere un mini-percorso di masterclass (1 ora settimanale per 8 settimane) ed affrontare i temi fondamentali che caratterizzano il vero approccio alla base dello smart working come ad esesempio la leadership trasformativa, come la fiducia fa rima con responsabilità e trasparenza, l’evoluzione degli spazi e le nuove esigenze nel “post covid19”, la gestione del tempo e dell’attenzione, come gestire la comunicazione, come cambia il sistema con cui condividiamo gli obiettivi. 

Mettiamo in campo le energie necessarie per far sì che nella fase 2 si possa far tesoro di questa esperienza di cambiamento radicale e far sì che i benefici dello smart working possano caratterizzare la nostra nuova normalità, a livello personale e a livello professionale.
Flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti hanno oggi un significato in più.
Lo smart working è un modello organizzativo e ha oggi una dimensione sostenibile e sociale. 

P.S. Oltre al vadecum abbiamo subito pensato di tenere il ritmo con le nostre persone e i nostri partner condividendo una playlist. La condividiamo ancora una volta e vi chiediamo di arricchirla.